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Errores comunes en la gestión de la información

Algunos de los errores más habituales que las empresas cometen en la gestión de la información y los datos personales

José Manuel Sanz

José Manuel Sanz

Publicado el martes, 06 de septiembre de 2016 a las 08:15

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José Manuel Sanz

José Manuel Sanz

Las empresas, salvo honrosas excepciones, tienen un nivel bajo de concienciación al respecto de la necesidad de un adecuado cumplimiento de la normativa en materia de privacidad. Cosa que sorprende aún más si tenemos en cuenta que se trata de una obligación legal que lleva con nosotros 16 años y que está a punto de pasar por una actualización importante con el nuevo Reglamento General Europeo de Protección de Datos.

Muchas entidades y empresas, muestran algunos errores de base respecto a este cumplimiento y a pesar de que no se puede generalizar demasiado, aquí reflejo alguno de los errores más comunes que he podido detectar durante mis años como profesional. Vamos a dar un vistazo:

  • No conocen que información gestionan. Es fundamental dentro de cualquier estructura saber que información se está manejando en ella. Son muchas las empresas que poseen información duplicada simplemente por falta de comunicación entre departamentos o personas. Además de que estamos multiplicando el trabajo, también se multiplican las opciones de errores y fallos de actualización.
  • No existe una adecuada jerarquía de acceso a la información. Relacionado con el punto anterior es el descontrol a la hora de acceder a la información que tiene la empresa. Es común que no se hayan determinados que perfiles pueden o no pueden acceder a determinada información y con el argumento de que “todo el mundo tiene que ver estos datos”, toda la estructura acceda a información que puede ser sensible o no le corresponda por su puesto de trabajo. No tiene sentido que RRHH acceda a datos de clientes o que el departamento comercial tenga acceso a los resultados de las últimas auditorías de calidad.
  • No existe un inventario de recursos para la gestión de la información. Este tercer punto está relacionado con los dos primeros: no sabemos que información existe, no sabemos quien accede y no sabemos como se almacena. No me refiero solamente la información que podemos acceder desde el sistema informático: muchas veces no existen siquiera criterios claros a la hora de gestionar la información en papel. Sin un buen (y actualizado) inventario de soportes y los accesos a los mismos, es imposible una gestión de la información conforme la norma nos indica.
  • Externalizar parte de la gestión de datos personales, sin garantías legales. Si la empresa no cuenta con un departamento de recursos humanos, lo más común es que la gestión se encargue a un tercero. Conviene recordar que el tratamiento de datos por cuenta de terceros, tiene que incluir un contrato de encargado de tratamiento (artículo 12 LOPD) que regule en que términos se va a llevar a cabo este tratamiento.
  • No informar convenientemente a los usuarios y/o clientes del uso que se va a dar a sus datos personales. Un error demasiado común en todo tipo de empresas es no cumplir con lo previsto en el artículo 5 de la LOPD a la hora de informar sobre el uso y destino de los datos personales de los usuarios que acceden a sus servicios. Ya sea a través de un formulario web o de una ficha cumplimentada en una feria, es obligatorio que el usuario sepa que se va a hacer con sus datos, cual es la identidad del responsable de fichero y que derechos le asisten.

 

Evidentemente pueden ser muchos más: no tener claros los procedimientos a la hora de gestionar los derechos ARCO, no tener copias de seguridad y ni siquiera saber que es eso, enviar spam (muchas veces sin ser conscientes de que lo están haciendo), etc. 

Solamente hay que destacar una cosa y es que todos estos errores tienen algo en común: son responsabilidad de personas y problemas de procedimientos internos en la empresa. No tienen nada que ver con la tecnología.

 

 

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Usuario: jomasanz

Empresa: José Manuel Sanz

Canal: CEEI Valencia

Fecha publicación: 06/09/2016 08:15

Url: http://ceeivalencia.emprenemjunts.es/?op=8&n=12767

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Usuario sin logear

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