Los 5 pilares de la gestión eficiente

Para hablar de gestión eficiente en una empresa, debemos hacerlo desde el punto de vista de que la gestión de la misma no solo funcione, sino que además lo haga con el menor uso de recursos posible.

Para ello, lo primero que debemos realizar es una definición de que es la empresa (misión) y que pretende ser en un futuro (visión), así como los valores por los que deben regirse sus actuaciones. Una vez determinado qué se es y en que se quiere evolucionar, es el momento de realizar un análisis en profundidad de las debilidades y fortalezas de la misma, así como de sus oportunidades y amenazas. Esto ayudará a determinar en primer lugar el plan estratégico, es decir, los objetivos a largo plazo que la empresa ha determinado para dar cumplimiento a la evolución deseada, así como la batería de indicadores que servirán de soporte para la medición de la evolución de estos, para poder corregir posibles desviaciones.

Todo plan estratégico lleva asociado la necesidad de recursos, bien sean humanos (personal) o físicos (infraestructuras). El personal debe cumplir los requisitos que la empresa determina que debe poseer para lograr la consecución del plan estratégico. Pero la falta de alguno de ellos no debe ser la excusa para rechazarlo; tan solo es necesario dotar al mismo de las destrezas que no posee en un primer momento, planificando formación en la misma. Es muy frecuente caer en la “titulitis”, cuando en realidad esta no es garantía de que el candidato tenga la aptitud para el puesto en cuestión. Además de lo expuesto es fundamental mantener al equipo motivado, lo que propiciará un ambiente idóneo para el desarrollo de sus tareas.

No menos importante son las infraestructuras de la empresa (edificios, locales, máquinas, …). Es imprescindible realizar un buen plan de mantenimiento preventivo para garantizar el correcto estado de funcionamiento de las mismas, lo que garantiza su operatividad y minimiza las paradas por averías y por ende los costes de inactividad y de reparaciones.

Posiblemente lo más importante para la empresa sean los clientes. Hacer un cliente es muy complejo y conlleva un gran esfuerzo, sin embargo perderlo depende tan solo de una no muy acertada actuación por parte de la empresa. Por ello es vital fidelizar los clientes, no tan solo con descuentos, que en ocasiones es imposible realizar, sino satisfaciendo sus necesidades, es decir, dándole a este lo que solicita en el tiempo que lo precisa.

No debemos olvidarnos que otro pilar importante de la gestión eficiente son las compras. Estamos acostumbrados a comprar siempre a los mismos proveedores porque siempre lo hemos hecho de esta forma. Es vital que realicemos comparativas de productos buscando nuevos proveedores, pero sin dejar de lado los existentes. Pero además debemos marcar criterios de suministro que deben cumplir los proveedores, y debemos verificar que se cumplen con frecuencia. De esta forma nos garantizamos el control sobre el proceso de compras y reducimos el riesgo de incumplimiento con nuestros clientes por suministros deficientes del proveedor.

Y por último y no menos importante es el recurso económico, es decir, el dinero. Para una gestión eficiente es imprescindible determinar cuál será nuestro presupuesto de coste para poder determinar de la forma más ventajosa el establecimiento del precio de venta de nuestros productos, además de un presupuesto de ingresos, para determinar si nuestro plan a priori obtiene resultados positivos o negativos. Estos presupuestos no deben ser en ningún caso estáticos pues la situación es cambiante. Su seguimiento nos permite ajustar los niveles de precio a la situación del mercado, de la empresa y lo que es más importante, a la situación del plan estratégico.

Como podrá observar, estos cinco pilares son la base de la gestión de las empresas, pero en la actualidad un gran número de estas o bien carecen de alguno de ellos o no realizan una gestión en base a criterios de eficiencia.

Y recuerde, eficiencia es la realización de las tareas de la mejor forma posible con el menor uso de recursos disponibles.

Artículo escrito por Javier Moreno de SGA (Sistemas de Gestión Avanzada)