Optimización del almacén integrando un sistema SGA con tu ERP

En la actualidad, la optimización del almacén pasa por realizar las operaciones fundamentales con seguridad y a un bajo coste. Se trata de mejorar los procesos de recepción, almacenaje, preparación de envíos y expedición de un modo más eficiente.

La excelencia en logística suele aportar una ventaja decisiva frente a la competencia. Por eso, los gerentes comerciales invierten cantidades crecientes de recursos económicos en dotar de los últimos avances a sus centros de distribución.

Uno de los procesos más complejo, y que exige el mayor empeño de eficiencia, es la preparación de pedidos. La automatización del almacén pasa con frecuencia por la dura prueba de encontrar medios y métodos que permitan la operativa al menor coste posible. En este punto la dificultad principal está en extraer las unidades de productos en los embalajes llegados del proveedor, para después formar las nuevas agrupaciones del pedido.

A menudo, la forma de resolver esta tarea tan elemental deriva en consecuencias económicas determinantes para la empresa. De modo que no es de extrañar que este punto sea una alerta permanente en las agendas de los administradores.

Criterios seguidos en la optimización del almacén

Para la optimización del almacén se aplican ideas generales que se deben objetivar en una estructura física concreta. Por un lado, los medios disponibles son finitos y, por otro, las tareas requeridas en la actividad comercial se desarrollan con intensidades variables.

El papel de la información es clave para orientar los métodos aplicados hacia la rentabilidad general. Un sistema que integra SGA con ERP (sistema de gestión de almacenes) proporciona una asistencia de conocimiento totalizadora de la actividad de la empresa. Y contribuye a las acciones esenciales que a continuación se enumeran:

1. Identificar los materiales almacenados a nivel de unidad de forma univoca con un código y trazar todos sus movimientos por las instalaciones.

2. Plantear como objetivo prioritario el aprovechamiento del espacio disponible y que sea compatible con una disposición ágil y cómoda.

3. Evitar la introducción de información manualmente por los operadores. La mecanización del sistema permite el etiquetado de mercancías por sistemas de radiofrecuencias, ópticos y de voz.

4. Apreciar la trazabilidad total de cada unidad almacenada, así como la gestión de la necesidad de reposición por caducidad o deterioro.

5. Disponer de una mecanización que evite los desplazamientos de los trabajadores. Y que registre la información sobre la ubicación exacta de cada producto en los desplazamientos.

6. Integrar un sistema avanzado de preparación de pedidos desde el que se confeccionen las agrupaciones de artículos solicitadas.

Ejemplo de necesidad de automatización del almacén

La empresa EJEMPLO se dedica a dar soporte logístico y administrar una franquicia del sector comercial de bazares y de productos de regalo o de ocasión. Una parte de sus infraestructuras también se utiliza como central distribuidora de materiales de papelería.

Por razones de promoción de marca y para experimentar con otros canales de venta, EJEMPLO cuenta con un eCommerce dirigido a los consumidores finales. Esta tienda online ha experimentado un notable crecimiento. Por ella las ventas se distribuyen muy irregularmente a lo largo del año y se concentran, especialmente, entre finales y principios de año.

El principal activo de sus infraestructuras son dos naves comerciales desde donde se atienden los pedidos de sus franquiciados. También desde allí se sirven los pedidos a clientes finales en colaboración con una gran empresa de transportes de mercancías.

Los pedidos masivos de la red de tiendas físicas con frecuencia se deben combinar con pedidos mínimos desde la tienda online. Pero sobre todo, el crecimiento de estos pedidos incrementa los retrasos hacia la estructura de franquicias y las de distribución.

La solución de contratar más trabajadores para estos picos de demanda tiene el problema de asumir el coste de formación. Por ello, la gerencia busca soluciones que incrementen la productividad de la plantilla fija. Quiere dar una mejor cobertura y asistencia tanto a los franquiciados como a los consumidores finales.

Para las dos líneas de negocio de la empresa EJEMPLO hay implementadas sendas aplicaciones específicas de gestión. Para la red de franquicias y de distribución de papelería utilizan un CRM (customer relationship management). Y en el caso de la tienda online se han decantado por un sistema más simple basado en tickets e integrado en el software del eCommerce.

La solución consistente en integrar SGA con ERP

La atomización de la demanda, propiciada por la tienda online, del ejemplo anterior pone a prueba el modelo de organización del almacén. Se impone la implantación de una unidad específica de preparación de pedidos o picking para atender a consumidores finales.

El área de preparación de pedidos siempre juega con dos variables esenciales: la mecanización máxima en los procesos previos a la expedición del envío y disponer de stocks manejables en relación con la demanda. La información disponible después de integrar SGA con ERP es la base para hacer previsiones acertadas sobre la cantidad y naturaleza de los pedidos futuros.

Las tareas de asistencia y soporte propias de las franquicias se ven potenciadas por un sistema ERP con gran cantidad de funciones. Además, la gestión completa de la información desde una misma unidad administrativa proporciona una visión integral compatible con poder apreciar los detalles de cada operación.

Para la empresa EJEMPLO la innovación en logística compone un recurso estratégico frente a la competencia del mercado. Por ello, las inversiones en esta dirección quedan pronto amortizadas al ganar cuotas crecientes de mercado. Y al contrario, un descuido o abandono en este terreno puede resultar fatal para la continuidad del proyecto empresarial.

La gestión de almacén es una funcionalidad que debe ser añadida al ERP. Las capacidades crecientes de este modelo de software lo hacen cada vez más compatible con la automatización del almacén. Y en las actividades comerciales el mercado premia al primero, es decir, al que emplea las herramientas más capaces.