Certificado digital para empresas: ¿Cómo se obtiene?

Todas las personas jurídicas independientemente de su tamaño tienen la obligación de relacionarse con las Administraciones Públicas casi exclusivamente de forma telemática, ya sea para realizar trámites o alguna transacción. En la actualidad, Internet ha facilitado esta comunicación, gracias al certificado digital, o también conocido como Certificado de Representante, que les permite realizar todos esos trámites online de manera segura y eficiente.

Se trata de un fichero electrónico instalable en cualquier ordenador y que permite la autentificación de la identidad online de la persona jurídica titular del certificado. El certificado no se obtiene directamente a nombre de la persona jurídica sino a nombre de alguna de las personas físicas que ostenten su representación, lo que implica que es el representante de la entidad el que actuara en los procedimientos electrónicos en nombre y por cuenta de la entidad representada. Si quieres saber qué es el certificado digital para empresas, cómo lo puedes obtener, así como los requisitos necesarios para ello, te lo contamos a continuación.

 

 

¿Qué es el certificado digital para empresas?

El certificado digital de representante de entidad o persona jurídica es un fichero electrónico que garantiza la identificación de una persona jurídica en la web de cualquier Organismo Público o entidad privada que así lo precise. Por lo tanto, se trata de una identificación digital que permite realizar trámites y transacciones de forma segura, puesto que sus datos están autenticados por Hacienda, Seguridad Social u otros colaboradores, lo cual garantiza la identidad de la persona o empresa que lo utiliza. Además, permite firmar documentos de forma rápida y sencilla, sin tener que desplazarte para realizar los trámites, reduciendo así los costes y el tiempo dedicado a gestiones administrativas.

Actualmente, el uso del certificado digital se está convirtiendo en un requisito cada vez más habitual en las relaciones comerciales entre empresas, por lo que su obtención puede ser clave para la competitividad y el éxito de un negocio.

 

 

Usos del certificado digital

Los principales usos que hace una empresa del certificado digital son:

• Agilizar y abaratar las gestiones con la Administración: permite realizar trámites y gestiones con las diferentes administraciones públicas de manera telemática, como puede ser la presentación de impuestos o la solicitud de subvenciones.
• Realizar compras y ventas de manera segura, garantizando la identidad de las partes que están implicadas.
• Firma electrónica de documentos y formularios oficiales.

 

 

¿Quién puede solicitar este certificado?

En España, cualquier empresa que cumpla los siguientes requisitos podrá obtener el certificado digital:

• Debe de estar inscrita en el Registro Mercantil.
• Contar con un representante legal que tenga la capacidad de actuar en nombre de la empresa.
• Contar con un sistema de gestión de la seguridad de la información que cumpla con los requisitos establecidos por la legislación vigente.
• Estar al corriente de todas las obligaciones fiscales y tributarias.

 

 

¿Cómo se obtiene?

• Lo primero que hay que tener en cuenta es que, para poder obtener el certificado digital de una entidad o persona jurídica, será preciso disponer previamente del certificado digital de la persona física que ostente la representación. Una vez obtenido el certificado del representante se podrá obtener el de la entidad jurídica a la que este represente sin requerir un nuevo trámite de acreditación de identidad.

• Por tanto, el primero de los pasos será tramitar la obtención del certificado digital de la entidad a través de un ordenador o PC y ante una Autoridad de Certificación (AC) reconocida por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital. En España, existen varias AC reconocidas, no obstante, la más habitual es la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT).

• Para ello habrá que entrar en la web de la Autoridad de Certificación que hayamos elegido, seleccionar el trámite de obtención del certificado de persona física y seguidamente completar el formulario de solicitud, indicando la información personal e identificativa que se nos solicite.

• Seguidamente es muy importante revisar cuidadosamente los datos introducidos en el formulario antes de enviarlo, para evitar posibles errores o problemas en el trámite de acreditación de identidad posterior.

• Envía la solicitud de certificado digital a la AC elegida y espera a recibir la confirmación de esta, con las instrucciones y el código asociado a la solicitud que nos permitirá completar el proceso de verificación de la identidad del solicitante.

• Posteriormente el titular de la solicitud del certificado y representante de la entidad deberá comparecer presencialmente en un punto de acreditación autorizado, siendo el más frecuentes el de las oficinas de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (Hacienda). Si hemos elegido comparecer en una de las delegaciones u oficinas de Hacienda para realizar el trámite de acreditación, primeramente habrá que solicitar una cita previa a través de la web de la Administración.

• Respecto al procedimiento de acreditación de identidad cabe resaltar también que algunas de las agencias certificadoras, como es el caso de la FNMT antes mencionada, permite un trámite de acreditación de la identidad totalmente on line y que no implica desplazamiento alguno del interesado. Para realizar este procedimiento on line tan sólo se necesita disponer de un teléfono móvil con conexión a internet, estar en posesión del DNI en vigor y realizar los pasos correspondientes que nos indicarán en el propio procedimiento.

• Una vez realizado el trámite de acreditación, bien presencial o bien on line, la descarga del certificado digital solicitado se habrá habilitado, por lo que en ese momento habrá que volver a entrar en la web de la Autoridad de Certificación utilizando para ello el mismo ordenador o PC desde el que se presentó la solicitud inicial, y proceder con el procedimiento de descarga e instalación en nuestro equipo, previo pago en su caso, de la tasa correspondiente.

• Una vez obtenido el certificado digital de la persona física representante de la entidad estaremos en disposición de obtener el certificado digital de representante de la sociedad o entidad correspondiente. Para ello habrá que seguir los mismos pasos que hemos detallado en los puntos anteriores para la obtención del certificado de persona física, con la diferencia de que a la hora de solicitar el certificado habrá que seleccionar el tipo de certificado digital que deseas obtener (Certificado de Representante de Administrador Único o Solidario, Certificado de Representante para Persona Jurídica o Certificado digital para Entidades sin Personalidad Jurídica) y utilizar el certificado digital del representante previamente obtenido para identificarse, evitando así tener que realizar el trámite de acreditación de identidad posterior.

• Una vez obtenido el código de solicitud del certificado pretendido podremos descargarlo directamente sin necesidad de acreditar identidad y previo pago de la tasa correspondiente.

 

 

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