Documentos en Office 365: ¿OneDrive for Business o SharePoint Online?

¿Cómo saber si debo guardar un documento en mi área de OneDrive for Business o en un sitio de SharePoint Online?

Ya está: tenéis un nuevo tenant de Office 365, pero no sabéis si utilizar OneDrive for Business o sitios de SharePoint Online para gestionar vuestros documentos.

Es verdad que estas dos herramientas son similares en cuanto a gestión documental. De hecho, OneDrive for Business funciona internamente como una biblioteca de SharePoint Online.

Muchas empresas no conocen muy bien SharePoint Online y no saben cómo crear y mantener sitios, mientras cada usuario de Office 365 ya tiene creado automáticamente su espacio en OneDrive for Business. Entonces eligen la solución más simple que es utilizar OneDrive for Business, que además ofrece 1TB por usuario, mientras SharePoint sólo ofrece 1TB a nivel global (+ 10GB por usuario). Lo que no saben es que es muy arriesgado por el tema del borrado de los documentos del usuario cuando éste se elimina.

Eliminación del usuario y de su espacio personal

Cuando un usuario se borra de Office 365, toda su información personal (correo de Exchange Online y documentación almacenada en OneDrive) se borra después de 30 días. Es un valor por defecto que se puede ampliar, y se pueden establecer políticas de retención, pero aun así la documentación desaparecerá en algún momento.

Tomando en cuenta esta premisa podemos decir de manera simplista que los documentos almacenados en OneDrive no son importantes para la empresa.

Entonces ¿dónde guardo mis documentos?

De manera general, si la documentación es de la empresa debería de estar en SharePoint Online.

Si quieres compartir documentos, estos deberían estar en SharePoint Online. Para algún caso determinado sí que puede ser útil compartir archivos de OneDrive pero lo lógico es que si vais a compartir archivos, son de uso general entonces no deberían estar en OneDrive for Business.

Si la documentación es de una sola persona, puede estar en OneDrive for Business. Aquí también es donde muchas empresas se equivocan: hablamos de los documentos de una persona, no de un rol. Por ejemplo, si solo hay una persona en el departamento legal, los documentos de legal no deberían de estar en el OneDrive de la persona que actualmente tiene el puesto de legal. Si esta persona cambia no tendremos una opción sencilla para recuperar la documentación.

Conclusión

OneDrive y SharePoint Online ofrecen las mismas características de gestión documental, y si bien es verdad que OneDrive ofrece más espacio, es muy peligroso abusar de esta solución. La documentación corporativa debería estar almacenada en SharePoint Online.

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