Plazos para la Legalización de Libros Oficiales y Depósito de Cuentas anuales

Debido a la crisis sanitaria en la que nos encontramos, son muchos los trámites que se han visto obligados a retrasarse o extender sus plazos de tramitación. Uno de estos plazos es el de legalización de libros oficiales y el de depósitos de cuentas anules en el Registro Mercantil. Te dejamos toda la información actualizada sobre estos trámites y sus nuevos plazos.

Plazos para la Legalización de libros y Depósito de Cuentas Anuales

Cuando hablamos de legalización de libros nos referimos a la obligación que tiene toda sociedad mercantil inscrita en el Registro correspondiente, de legalizar anualmente tanto sus principales libros contables como mercantiles. Este tramite supone la oficialización de los libros que contiene la contabilidad de la empresa correspondiente al ejercicio inmediatamente anterior, así como las actas de junta celebradas durante el ejercicio o las variaciones en la composición de los socios de la entidad. Además de ser un trámite obligatorio es altamente recomendable darle cumplimiento ya que una contabilidad legalizada tiene fuerza legal ante terceros, por ejemplo, como prueba en un procedimiento judicial o ante una inspección fiscal de la Agencia Tributaria.

En cuanto al trámite del Depósito de Cuentas, nos referimos al también trámite de obligado cumplimiento que tiene toda entidad mercantil de dar anualmente publicidad a sus cuentas en el Registro Mercantil de la provincia en el que radique su domicilio social. Esto permite que cualquier persona ajena a la empresa pueda consultar en cualquier momento las cuentas de la entidad. El incumplimiento de esta obligación es sancionable y a los 6 meses desde el fin del plazo legal para realizarlo supone el cierre de la hoja registral de la entidad imposibilitando la inscripción de la mayoría de actos sociales, hasta que se depositen las cuentas anuales omitidas.

Plazo para la legalización de libros

Normalmente el plazo para la legalización de libros se extiende a los cuatro meses posteriores al cierre del ejercicio social, es decir que la mayoría de las empresas cuyo ejercicio social se cierra el 31 de diciembre de cada año, disponen hasta el 30 de abril del ejercicio siguiente para realizar el trámite de legalización ante el Registro.

Este año debido a la Covid-19, el plazo para la LEGALIZACIÓN DE LIBROS oficiales correspondientes al ejercicio 2019 será hasta el 30 de septiembre de 2020, al determinarse como fecha teórica de cierre del ejercicio social el 1 de junio de 2020 y por tanto el plazo de legalización extenderse a los cuatro meses posteriores a dicha fecha.

Plazo para el depósito de cuentas anuales

En situación normal el plazo de presentación de las cuentas anuales a depósito se fija hasta el 31 de julio de cada año, ya que la normativa lo refiere a los 30 días posteriores a la celebración de la junta de socios ordinaria que aprueba dichas cuentas y que normalmente se celebra hasta el 30 de junio de cada año.

Este año el plazo para el depósito de cuentas anuales se extiende hasta el 30 de noviembre, siendo el plazo para la formulación hasta el 31 de agosto y hasta el 31 de octubre para su aprobación. En cuanto a la celebración de la junta y como medida extraordinaria por la situación vivida, estas, podrán celebrarse por videoconferencia con todas las personas que tengan el derecho de asistencia.

Información a tener en cuenta respecto al depósito de cuentas anuales

· Los certificados del acta de junta no deben ser manipulados después de haber sido firmados por la persona correspondiente. Todas las hojas que componen el depósito de cuentas anuales deben de estar firmadas. La fecha de expedición debe de ser igual a la fecha de la huella digital generada para identificar el depósito.

· Las Sociedades que dispongan de un código LEI de identificación deberán hacer constancia de él en la información general.

· Las cuentas anuales de las Sociedades inscritas en el Registro de Prestadores de Servicios a terceros que no cumplimenten los documentos serán clasificadas como defectuosas.

· Si en el Certificado del Acta de la Junta consta que se acompaña a depósito el documento correspondiente al Estado de Cambios sobre Patrimonio Neto, se exigirá que se aporte para su depósito.

· Si se presenta de forma física, el documento debe de ir firmado y con la fecha correspondiente.

¿Quién tiene que presentar la declaración de Titularidad Real?

Todas las personas jurídicas domiciliadas en España que depositan cuentas en el Registro Mercantil. Excepto las sociedades que coticen en un “mercado regulado”

Si necesitas más información o ayuda para la presentación del depósito de cuentas anuales o legalización de libros oficiales de tu empresa no dudes en contactaros, en Afilco Asesores contamos con expertos en Asesoría Fiscal, Contable y Mercantil que pueden ayudarte a realizar este tipo de trámites con eficacia y garantía.